İçeriğe geç
Batuhan Fırat

Ana sayfa › Restoranlar için › Blog › WhatsApp sipariş ve otomatik yanıt

Restoranlar için WhatsApp sipariş ve otomatik yanıt

· Batuhan Fırat

Restoranlarda WhatsApp sipariş, müşterinin size mesaj atarak menü istemesi, soru sorması ve siparişini yazmasıdır; otomatik yanıt ise bu mesajların bir kısmını siz telefona bakmadan karşılamaktır.

Bu yazıda menü bağlantısı göndermekten mesai dışı yanıtına, sık sorulara hazır cevaplardan WhatsApp'tan gelen siparişi panele işlemeye kadar düzeni anlatıyoruz. Baştan belirtelim: Restoran Asistanı'nda WhatsApp otomatik yanıtı yakında, ikinci aşamada açılacak. Bu arada mesajlarınızı panelde hazırlayabilir, WhatsApp'tan gelen siparişleri "Sipariş ekle" ile girebilirsiniz.

  • Menü fotoğrafı yerine menü bağlantısı gönderin; fiyat değişse de müşteri güncel menüyü görür.
  • Mesai dışı yanıtı, kapalıyken yazan müşteriye ne zaman açık olduğunuzu ve menüye nereden bakacağını söyler.
  • WhatsApp'tan gelen siparişi yazışmada bırakmayın; mutfağın gördüğü ekrana işleyin.
  • Restoran Asistanı'nda otomatik yanıt 2. aşamada açılacak; karşılama ve mesai dışı mesajlarını bugünden hazırlayabilirsiniz.

1- WhatsApp'tan sipariş neden düzen ister?

Restoranınız WhatsApp'tan mesaj alıyorsa, bu mesajlar kolayca dağınık kalır. Mesajlar tek bir telefonda birikir, servis sırasında okunamaz; sipariş bir yazışmanın ortasında kalır ve mutfak onu ancak biri sesli okuduğunda öğrenir. Aynı müşteriye iki kişi cevap verebilir ya da kimse vermeyebilir.

Bu sorunların çoğu birkaç basit kuralla çözülür: tek bir işletme numarası, önceden yazılmış metinler, mesajlara kimin bakacağının belli olması ve her siparişin aynı ekrana işlenmesi. Otomatik yanıt bu düzenin üstüne kurulur; düzen yoksa otomatik yanıt da dağınıklığı yalnızca hızlandırır.

Müşteri için WhatsApp tanıdık bir kanaldır; ayrı bir uygulama ya da üyelik istemez. Doğru kurulduğunda sizin için de telefonu sürekli açmak zorunda kalmadan bilgi verip sipariş alabildiğiniz bir yardımcıya dönüşebilir.

Sık duyduğunuz bir mesajla başlayalım: "Menünüzü atar mısınız?" Buna menünün fotoğrafıyla cevap vermek kolaydır, ama fotoğrafın birkaç sorunu vardır. Fiyat değiştiğinde eski fotoğraf müşterilerin telefonunda kalır, küçük ekranda okunması zordur ve müşteri sipariş vermek için her şeyi yeniden yazmak zorunda kalır.

Bağlantı göndermek bu sorunları ortadan kaldırır. Restoran Asistanı'nda QR menünüzün bağlantısı panelde hazırdır. Paket servisi açtıysanız "Masalar ve QR" sekmesinde ayrıca bir "Paket sipariş" kartı ve bağlantısı bulunur. Bu bağlantıyı gönderdiğiniz müşteri, menüden ürünleri seçip adını, telefonunu ve adresini girerek siparişini kendisi verir; sipariş, masadan gelenler gibi canlı ekranınıza düşer.

Bağlantıyı gönderirken tek cümlelik bir açıklama ekleyin: "Menümüz burada; siparişinizi bu sayfadan verebilir ya da buraya yazabilirsiniz." Müşteri hangi yolu seçerse seçsin sipariş sonunda aynı ekranda toplanır: bağlantıdan verilen kendiliğinden düşer, mesajla geleni siz eklersiniz.

Restoranınızın tek sayfalık web sayfası da paylaşılabilir: menünüz, saatleriniz, adresiniz ve sipariş düğmeleri bir arada durur. Nasıl göründüğünü örnek restoran sayfasında görebilirsiniz.

3- Karşılama ve mesai dışı yanıtı

Restoran kapalıyken gelen mesaj cevapsız kaldığında müşteri, işletmenin hâlâ açık olup olmadığını merak eder. Kısa bir mesai dışı yanıtı bunu önler. İyi bir mesai dışı mesajı üç şey söyler: şu an kapalı olduğunuzu, ne zaman açılacağınızı ve menüye nereden bakılacağını.

Örnek: "Merhaba, şu an kapalıyız. Çalışma saatlerimiz: {saatler}. Menümüze buradan bakabilirsiniz: {menu}. Açıldığımızda mesajınıza dönüyoruz."

Karşılama mesajı da benzer bir işi görür: ilk kez yazan müşteriyi selamlar, menü bağlantısını verir ve nasıl sipariş verileceğini söyler. Restoran Asistanı panelinin "WhatsApp" sekmesinde karşılama ve mesai dışı mesajlarını bugünden yazabilirsiniz; {restoran}, {menu} ve {saatler} alanları kendiliğinden doldurulur ve yanında bir önizleme görürsünüz. Mesajların müşteriye otomatik gönderilmesi ikinci aşamada açılacak.

Bu arada WhatsApp Business uygulamasının kendi araçları da işinize yarar. Uygulamada bilgilerinizin bir arada durduğu bir işletme profili, sohbet başladığında müşteriyi karşılama ve siz uzaktayken mesajlara yanıt verme gibi özellikler bulunur. Menü adları ve ayarların yeri uygulama sürümüne göre değişebileceği için güncel ayrıntıyı uygulamanın kendi yardım sayfalarından kontrol edin.

4- Sık sorulara hazır cevaplar

WhatsApp'a gelen soruların bir kısmı her gün tekrar eder. Bunlara önceden yazılmış kısa cevaplar hazırlamak, servis sırasında yazışmayı hızlandırır. Hazırlamanızı önerdiğimiz başlıca cevaplar:

Örneğin teslimat bölgesi sorusuna şöyle bir cevap hazırlanabilir: "Paket servisimiz şu mahallelere var: … En az sipariş tutarımızı ve tahmini teslim süremizi paket sipariş sayfamızda görebilirsiniz."

Cevapları kısa tutun ve mümkünse menü bağlantısıyla bitirin. Kampanya bittiğinde ilgili cevabı da güncelleyin; biten bir kampanyayı hatırlatan hazır mesaj, hiç mesaj olmamasından daha çok sorun çıkarır. Aynı soruları ve cevapları panelde telefon asistanının sık sorulanlar listesine de yazarsanız, ileride iki kanal aynı bilgiyi verir.

5- WhatsApp'tan gelen siparişi panele işlemek

Otomatik yanıt açılana kadar en önemli alışkanlık şudur: WhatsApp'tan gelen her siparişi panele girin. Restoran Asistanı'nda bunun için ayrı bir ekran gerekmez:

  1. "Siparişler" sekmesinde "+ Sipariş ekle" düğmesine basın.
  2. "Sipariş nereden geldi?" alanında "WhatsApp"ı seçin.
  3. Müşterinin adını, telefonunu, adresini ve varsa notunu yazın.
  4. Ürünleri arayıp adetlerini seçin; toplam kendiliğinden hesaplanır. Listede yalnızca stokta olan ürünler görünür.
  5. "Siparişi kaydet"e basın. Sipariş bir kodla canlı ekrana düşer ve diğer siparişler gibi "Hazırlanıyor", "Hazır", "Teslim edildi" diye ilerler.

Kaydettikten sonra müşteriye WhatsApp'tan kısa bir onay yazın: ürünler, toplam tutar ve tahmini süre. Böylece olası bir yanlış anlaşılma, sipariş mutfağa girmeden fark edilir. Panelden girilen siparişler günlük sipariş ve ciro özetinde de görünür; WhatsApp'tan gelen satışlar ayrı bir defterde kalmaz.

Yoğun saatte mesajı okuyan kişi ile siparişi panele giren kişinin aynı olması hatayı azaltır; mesaj bir elden ötekine sözlü aktarılırken ürün ya da adres karışabilir.

6- Otomatik yanıt: ne yapacak, ne zaman açılacak?

Restoran Asistanı'nın WhatsApp cevaplama özelliği yakında, ikinci aşamada açılacak. Açıldığında yapması planlanan işler şunlar: menü bağlantısını göndermek, sık soruları yanıtlamak, mesai dışında bilgi vermek ve WhatsApp'tan gelen siparişi almak. Panelde "WhatsApp'tan sipariş alınsın" seçeneği de bu aşama için şimdiden yer alıyor.

Bağlantı açıldığında panelde hazırladığınız karşılama ve mesai dışı mesajları kullanılacak; bugünden yazmanız o gün işinizi kolaylaştırır. Kesin bir açılış tarihi vermiyoruz. O güne kadar siparişleri yukarıdaki gibi "Sipariş ekle" ile girmeye devam edin.

Telefon tarafında da benzer bir asistan hazırlanıyor; nasıl çalışacağını telefonla sipariş alan yapay zekâ asistanı yazısında anlattık.

7- Dikkat edilmesi gerekenler

Sık sorulan sorular

WhatsApp otomatik yanıt bugün çalışıyor mu?

Hayır, ikinci aşamada açılacak. Karşılama ve mesai dışı mesajlarını bugünden panelde hazırlayabilir, WhatsApp'tan gelen siparişleri "Sipariş ekle" ile girebilirsiniz.

WhatsApp'tan gelen siparişin ödemesi nasıl alınır?

Online ödeme alınmaz. Ödeme kapıda ya da gel-al siparişte restoranda, panelde yazdığınız yöntemlerle yapılır.

Müşteri menü isterse ne göndermeliyim?

Menü fotoğrafı yerine QR menünüzün ya da paket sipariş kartının bağlantısını gönderin. Müşteri güncel fiyatları görür ve isterse siparişini kendisi verir.

Tüm yazılar · Restoranlar için · Telefonla sipariş alan asistan